（趣旨）

第1条 この規定は、円行一丁目自主防災会が保有する個人情報の取り扱いに関し、必要な事項を定めるものとする。

 

（目的）

第2条 この規定は、個人情報の適切な取り扱いに関し、円行一丁目自主防災会が遵守すべき義務等を定めることにより、当該自主防災組織の区域内に居住する災害時要援護者（以下「要援護者」と記載する）の権利利益を保護することを目的とする。

 

（定義）

第3条 この規定に置いて「個人情報」とは、個人に関する情報であって、特定の個人が認識され、又は識別され得るもの（他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。ただし、事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。

2 この規定において「保有個人情報」とは、円行一丁目自主防災会が保有する、要援護者に係わる個人情報をいう。

3 この規定において「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。

 

（利用目的の特定）

第4条 円行一丁目自主防災会が、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的（以下「利用目的」と記載する）をできる限り特定しなければならない。

2 利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。

 

（利用目的による制限）

第5条 円行一丁目自主防災会は、あらかじめ本人の同意を得ないで前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。

 

（適正な取得）

第6条 円行一丁目自主防災会は、偽りその他不正な手段により個人情報を取得してはならない。

 

（取得に際しての利用目的の通知等）

第7条 円行一丁目自主防災会は、要援護者からの申し出を受理することに伴い、避難支援希望の申出書類に記載された当該本人の個人情報を取得する場合、その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。

 

 

（適正な管理）

第8条 円行一丁目自主防災会は、個人情報の保護を図るため個人情報管理責任者を定め、次に掲げる事項について必要な措置を講じなければならない。

（1）正確かつ最新なものとすること

（2）漏えい、減失又は棄損その他の事故を防止すること

（3）管理する必要がなくなったときは、速やかに廃棄又は消去すること

 

（第三者提供の制限）

第9条 円行一丁目自主防災会は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで保有個人情報を第三者に提供してはならない。

（1）法令等に定め（目的外のために提供しなければならないこととなる旨の定めに限る。）があるとき。

（2）人の生命、身体又は財産を守るため、緊急かつやむを得ない理由があると認められるとき。

2 円行一丁目自主防災会の役員及び役員であった者並びに要援護者の支援者および支援者であった者は、円行一丁目自主防災会が作成する要援護者名簿等に記載された個人情報を利用する場合は、円行一丁目自主防災会が定める利用目的の範囲内とし、支援関係者以外の第三者に提供してはならない

3 円行一丁目自主防災会は、第1項各号に規定する場合に、本人の同意を得ないで第三者に提供した保有個人情報を、当該第三者に利用目的以外の目的で使用させてはならない。

 

（利用目的の公表）

第10条 円行一丁目自主防災会は、保有する個人情報の利用目的及び次条の規定による開示等の請求に応じる手続きの方法を、円行一丁目自主防災会が回覧などの手段により、要援護者の知り得る状態におかなければならない。

 

（開示等）

第11条 円行一丁目自主防災会は、本人から、当該本人が識別される保有個人情報の開示を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、当該保有個人情報を開示しなければならない。なお、開示の求めができる者はこの要援護者とし、本人が開示を求めることができない又はやむを得ない理由があると認めるときは、代理人によって求めることができるものとし、次項以下についても同様とする。

2 円行一丁目自主防災会は、本人から、当該本人が識別される保有個人情報の内容が事実でないという利用によって当該保有個人情報の内容の訂正を求められた場合は、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人情報の内容の訂正等を行わなければならない。

なお、保有個人情報の内容の全部若しくは一部について訂正を行ったとき又は訂正を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なくその旨を通知しなければならない。

3 円行一丁目自主防災会は、本人から、当該本人が識別される保有個人情報が第6条の規定に反して取り扱われているという理由又は第7条の規定に反して取得されたものであるという理由によって、当該保有個人情報の利用の停止又は消去を求められた場合であって、その求めに理由があると判明した時は、必要な範囲で、遅滞なく当該保有個人情報の利用停止等を行わなければならない。

 

（理由の説明）

第12条 円行一丁目自主防災会は、前条の規定により、本人から求められた措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するよう努めなければならない。

 

（苦情の処理）

第13条 円行一丁目自主防災会は、保有する個人情報の取り扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。

 

（取り扱い事務の継承）

第14条 円行一丁目自主防災会の役員に改選があったときは、新旧の役員は要援護者名簿等について、すみやかに引継ぎを行わなければならない。

 

付則

 

この規定は、平成25年 11月 1日から施行する。